Saat ini, demi meningkatkan efisiensi waktu, tenaga, serta keuangan. Perusahaan telah meninggalkan cara-cara manual dan beralih ke software HRIS untuk mendigitalisasi berbagai pekerjaan administratif yang dilakukan oleh HR mereka.
Lantas, apa itu HRIS, seperti apa fungsinya dan bagaimana memilihnya? Temukan jawabannya di bawah ini!
Apa Itu Software HRIS
Software HRIS atau Human Resource Information System adalah perangkat lunak atau aplikasi dirancang untuk membantu manajemen HR di suatu organisasi untuk mendigitalisasi proses administrasi HR.
Tujuan utama dari HRIS adalah meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data dan proses terkait sumber daya manusia. Hal ini karena dengan HRIS semua proses manual akan digantikan dengan proses digital dan otomatis.
Fungsi HRIS di dalam Organisasi
Saat ini HRIS berperan besar dalam perusahaan karena berbagai fungsinya. Mulai dari merancang struktur organisasi sampai dengan mengurus keperluan pembelajaran dan pengembangan karyawan, semua bisa dilakukan oleh HRIS.
Berikut ini fungsi-fungsi HRIS, yaitu:
- Manajemen Organisasi dan Struktur: Mengelola informasi tentang struktur organisasi karyawan, posisi pekerjaan, dan hierarki.
- Manajemen Data Karyawan: HRIS menyimpan dan mengelola informasi karyawan, termasuk data pribadi, riwayat pekerjaan, keterampilan, dan kualifikasi.
- Manajemen Kinerja Karyawan: Memungkinkan organisasi untuk melacak kinerja karyawan, menyusun penilaian kinerja, dan memberikan umpan balik.
- Manajemen Penggajian: Mengelola informasi terkait gaji, tunjangan, bonus, dan kompensasi lainnya.
- Manajemen Absensi dan Kehadiran: Mengelola absensi, cuti, dan waktu kerja karyawan.
- Manajemen Rekrutmen dan Perekrutan: Membantu dalam proses perekrutan karyawan baru, termasuk pengelolaan data pelamar dan penjadwalan wawancara.
- Self-Service Karyawan: Memberikan akses mandiri kepada karyawan untuk mengelola informasi pribadi mereka, seperti pengajuan cuti atau pembaruan informasi kontak.
Manfaat Penggunaan HRIS
Penggunaan sistem HRIS mendatangkan banyak manfaat bagi perusahaan maupun karyawan. Berikut ini beberapa manfaat utama dari penggunaannya:
Manfaat bagi Perusahaan
Berikut ini berbagai manfaat dari penggunaan HRIS bagi perusahaan.
Efisiensi Operasional
HRIS dapat mengotomatiskan banyak tugas administratif, seperti pemrosesan gaji, manajemen waktu, dan administrasi cuti, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.
Akurasi Data
HRIS membantu mengurangi risiko kesalahan manusiawi dalam pengelolaan data karyawan, seperti data pribadi, gaji, dan informasi lainnya, sehingga meningkatkan akurasi informasi.
Pelacakan Kinerja
Manajemen kinerja karyawan dapat dipantau lebih efektif, termasuk evaluasi kinerja, perencanaan pengembangan, dan identifikasi kebutuhan pelatihan.
Manajemen Karyawan
Memudahkan manajemen karyawan, termasuk informasi tentang ketersediaan, kemampuan, dan pengembangan potensial, yang membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
Pengambilan Keputusan Strategis
Data yang dihasilkan oleh HRIS dapat digunakan untuk analisis dan pemahaman mendalam tentang kebutuhan sumber daya manusia, membantu dalam perencanaan strategis dan pengambilan keputusan.
Pelaporan
Sistem ini menyediakan kemampuan pelaporan yang lebih baik, memungkinkan perusahaan untuk menghasilkan laporan karyawan, analisis kinerja, dan informasi lainnya dengan cepat dan efisien.
Manfaat bagi Karyawan
Selain mendatangkan banyak manfaat untuk perusahaan, implementasi HRIS juga mendatangkan banyak manfaat untuk karyawan, seperti:
Akses Mandiri
HRIS sering mencakup fitur self-service yang memungkinkan karyawan mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka, seperti data kontak, formulir pajak, dan pengajuan cuti.
Transparansi Gaji
Karyawan dapat dengan mudah melihat informasi terkait gaji, tunjangan, dan bonus mereka, meningkatkan transparansi dan kepercayaan.
Pengembangan Karir
HRIS dapat menyediakan informasi tentang peluang pengembangan karir, pelatihan, dan sumber daya pendidikan, membantu karyawan dalam perencanaan karir mereka.
Manajemen Kehadiran
Karyawan dapat mengelola absensi, cuti, dan waktu kerja mereka secara lebih efisien dengan bantuan fitur HRIS, yang sering kali mencakup sistem manajemen waktu.
Umpan Balik Kinerja
Karyawan dapat menerima umpan balik kinerja secara lebih terstruktur, memungkinkan mereka untuk meningkatkan kinerja mereka dan merencanakan pengembangan lebih lanjut.
Tips Memilih Software HRIS
Di dalam memilih HRIS yang sesuai untuk perusahaan Anda melakukan pertimbangan yang matang adalah keharusan.
Hal ini karena ini merupakan keputusan strategis yang dapat berdampak besar pada efisiensi operasional dan manajemen sumber daya manusia. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda dalam memilih HRIS yang cocok:
1. Pahami Kebutuhan Perusahaan
Lakukan audit menyeluruh terhadap proses sumber daya manusia dan identifikasi kebutuhan khusus perusahaan Anda. Pastikan HRIS yang dipilih dapat memenuhi persyaratan khusus ini.
2. Skalabilitas
Pilih HRIS yang dapat tumbuh seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda. Sistem harus dapat menangani penambahan karyawan dan fitur tambahan seiring waktu.
3. Integrasi dengan Sistem Lain
Pastikan HRIS dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti sistem keuangan atau sistem manajemen penjualan, untuk memastikan kelancaran pertukaran data.
4. Kemudahan Penggunaan
Pilih HRIS yang mudah digunakan dan dapat dipahami oleh berbagai tingkat pengguna. Pelatihan yang mudah dan sumber daya dukungan yang memadai juga sangat penting.
5. Fitur yang Dibutuhkan
Tentukan fitur yang benar-benar diperlukan oleh perusahaan Anda. Beberapa fitur umum meliputi manajemen waktu, manajemen kinerja, manajemen pelatihan, dan self-service karyawan.
Penggunaan HRIS dapat meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan, sambil membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia mereka dengan lebih efektif dan efisien.
